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Vorwort

Als ich dieses Tutorial schrieb, musste ich immer wieder an Bilbos Warnung denken:

„Es ist eine gefährliche Angelegenheit, Frodo, aus Ihrer Tür zu gehen. Sie betreten die Straße, und wenn Sie nicht aufpassen, weiß man nicht, wohin Sie geschleudert werden.“

Dieses Dokument begann als eine einfache Liste von Highlights für das Management von Reiserisiken (TRM), aber während des Schreibprozesses wurde es zu einem ausführlichen Tutorial, das die meisten Bereiche des TRM umfasst. Das Dokument kann nun als Leitfaden für die Implementierung Ihres ersten Programms für Reiserichtlinien betrachtet werden, mit einigen interessanten anekdotischen Fakten für den erfahreneren Leser.

Ich möchte mich bei Bruce McIndoe, dem Gründer von iJet/WorldAware, für seinen wertvollen Beitrag bedanken und ihm meine tiefste Anerkennung aussprechen. Bruce ist eine Legende in der Branche und einer der fachkundigsten Personen im Bereich Travel Risk Management. Dieses Tutorial wurde dank seines aufschlussreichen Feedbacks erheblich verbessert.

Andreas Rodman, Co-founder Safeture

Was ist Travel Risk Management (TRM)?

ISO 310301 definiert das Reiserisiko als die „Auswirkung der Unsicherheit aufgrund von Reisen“, was sehr klinisch klingt. Ich ziehe es vor zu sagen, dass es beim Travel Risk Management (TRM) darum geht, berufsbedingte Reisen für Mitarbeiter, Berater, Auftragnehmer, Praktikanten, Expats und alle anderen Arten von Personal sicherer zu gestalten. TRM ist eine große Sammlung von Prozessen und Tools, die viele Aspekte und Funktionen umfasst.  

In diesem Whitepaper gebe ich Ihnen einen kleinen Überblick über die meiner Meinung nach wichtigsten Komponenten und wie sie eingerichtet werden könnten, wie Reisegenehmigung, Buchungsprozess, Reiserichtlinien, Informationen vor der Reise, Ausbildung, Versicherung, Lokalisierung von Mitarbeitern, Notfallkommunikation, Notfallhilfe, Sicherheitsaspekte, medizinische Aspekte und mehr. 

TRM selbst ist Teil eines umfassenderen Bereichs des Risikomanagements im Zusammenhang mit Personal und wird manchmal auch als People Risk Management oder Employee Risk Management bezeichnet. Mit dem starken positiven Trend zur Telearbeit, der es den Mitarbeitern ermöglicht, von überall aus zu arbeiten, wird die Definition von berufsbedingten Reisen unscharf. In diesem Beitrag werde ich mich jedoch auf die klassische Definition von TRM konzentrieren. 

Ich bin neu bei TRM; wo und wie soll ich anfangen?

Es gibt einen umfassenden ISO-Standard für TRM namens ISO 31030, auf den ich in diesem Whitepaper wiederholt Bezug nehmen werde. 

Wenn Sie jedoch ein TRM-Programm für Ihr Unternehmen einrichten möchten und noch keine Erfahrung mit TRM haben, empfehle ich Ihnen dringend, einen externen TRM-Anbieter zu beauftragen. TRM-Programme können je nach den Bedürfnissen Ihres Unternehmens von einfach bis extrem komplex reichen, und die Norm ISO 31030 bietet Nichtfachleuten nur wenig Anhaltspunkte für das Verständnis Ihrer spezifischen Bedürfnisse.

Hinzu kommt, dass TRM ein weites Feld ist, das umfangreiche Kenntnisse und viele Arten von Funktionen erfordert. Daher kann es kostspielig werden, wenn Sie Ihre eigene TRM-Lösung ganz allein implementieren und pflegen.  

Zum Glück gibt es viele TRM-Anbieter auf dem Markt, die über eine Menge Erfahrung verfügen. TRM-Anbieter bieten oft Lösungen für verschiedene Arten von Unternehmen an, von kleinen Ein-Büro-Firmen, deren Mitarbeiter ein paar Mal pro Jahr reisen, bis zu großen internationalen Unternehmen mit Tausenden Reisenden pro Monat.

TRM-Rahmen

Für die Strukturierung eines TRM-Programms können viele verschiedene Rahmenwerke verwendet werden. Welches Framework Sie wählen, oder ob Sie überhaupt eines wählen, ist nicht wichtig. Wichtig ist, dass Sie die wichtigsten Bestandteile eines TRM-Programms berücksichtigen. Der Hauptzweck eines TRM-Rahmens besteht also darin, Sie bei der Einbeziehung dieser notwendigen Aspekte zu unterstützen.

Der Klarheit halber werde ich in diesem Tutorial das ISO 31030 TRM-Framework verwenden, das sich auf die ISO 31000-Norm bezieht, weil es Teil einer offiziellen Norm ist, auch wenn andere Frameworks vielleicht einfacher zu verwenden sind.

Diese Anleitung konzentriert sich mehr auf die Einrichtung eines TRM-Programms und weniger auf die Pflege des Programms. In Anlehnung an den ISO 31030-Standardrahmen bedeutet dieser Einrichtungsschwerpunkt, dass wir uns in erster Linie mit „Führung und Engagement „Design“ und „Implementierung“ befassen, wie in der Abbildung 1 zu sehen ist.

Abbildung 1. TRM-Framework aus der Norm ISO 31030

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Ein Tutorial zum Reiserisikomanagement.

Warum ist ein Risikomanagement für Reisen notwendig?

Die Notwendigkeit eines Risikomanagements für Reisen wird durch mehrere Faktoren bestimmt:

Die Gemeinsamkeit aller oben genannten Faktoren ist, dass sie bei der Führung des Unternehmens beginnen. Deswegen stehen „Führung und Engagement“ im Mittelpunkt des in Abbildung 1 dargestellten TRM-Rahmens.

Gesetzliche Verantwortung (Sorgfaltspflicht)

In den meisten Ländern trägt das Unternehmen als Arbeitgeber die Verantwortung für die Betreuung seiner Mitarbeiter während der Arbeit. Diese Verantwortung erstreckt sich auch auf arbeitsbedingte Reisen, da diese Teil des Arbeitsauftrags sind und die Verantwortung beim Arbeitgeber liegt, auch wenn die Person ihre Arbeit an einem anderen Ort verrichtet. 

Für nicht angestellte Mitarbeiter wie Berater und Auftragnehmer ist die Verantwortung weniger klar und variiert. Der Einfachheit halber wird in diesem Whitepaper mit „Mitarbeitern“ sowohl angestelltes als auch nicht angestelltes Personal gemeint, sofern nicht anders angegeben. In ähnlicher Weise bezeichnet „Arbeitgeber“ oder „Organisation“ die juristische Partei, die für die Zuweisung von Arbeitsaufgaben an eine Person verantwortlich ist, unabhängig davon, ob die Vereinbarung mit der Person durch einen Arbeitsvertrag oder eine andere Art von Vereinbarung erfolgt.

Sorgfaltspflicht ist ein Begriff, der oft mit dem Management von Reiserisiken in Verbindung gebracht wird. Die Sorgfaltspflicht im TRM ist nicht klar definiert, aber eine gute Beschreibung ist die rechtliche und moralische Verantwortung des Arbeitgebers für seine Mitarbeiter bei arbeitsbezogenen Reisen.

Die gesetzliche Verantwortung bedeutet, dass Arbeitgeber in vielen Ländern für Schäden haftbar gemacht werden können, wenn ein Arbeitnehmer während einer arbeitsbedingten Reise verletzt oder getötet wird. Ein ordnungsgemäß ausgeführtes TRM-Programm bietet eine rechtliche Verteidigung, wenn dies geschieht.

Moralische Verantwortung und Arbeitgeberethik

Die moralische Verantwortung und die Ethik des Arbeitgebers beinhalten, dass der Arbeitgeber bei der Entsendung eines Arbeitnehmers an einen bestimmten Ort dafür sorgt, dass dieser Ort sicher ist, dass die Reise sicher ist und dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer beisteht, wenn am Ort des Geschehens etwas passieren sollte.

Mitarbeiter binden und anziehen

Mitarbeiter zu halten und anzuziehen, ist Teil des Employer Branding. Es ist entscheidend, als guter und fürsorglicher Arbeitgeber wahrgenommen zu werden, um bestehende Mitarbeiter zu halten und neue Mitarbeiter zu gewinnen.

Von diesen Faktoren ist die rechtliche Verantwortung der wichtigste Antrieb für Unternehmen, ein TRM-Programm einzuführen.

Legislation and legal cases

Die gesetzliche Verantwortung der Arbeitgeber für ihre Mitarbeiter ist alt und in den meisten Ländern fest verankert. In vielen Ländern gibt es heute eine umfassende Gesetzgebung zur Sorgfaltspflicht zum Schutz von Arbeitnehmern, Subunternehmern und anderen Arten von Arbeitnehmern.

Die Sorgfaltspflichtgesetze und die formale rechtliche Verantwortung für Geschäftsreisende variieren je nach lokaler Gesetzgebung, aber es ist ein gemeinsames Merkmal, dass Länder mit strengen Arbeitsgesetzen in der Regel strengere gesetzliche Anforderungen an das Risikomanagement auf Reisen haben.

Obwohl es selten vorkommt, dass Unternehmen mit rechtlichen Sanktionen konfrontiert werden, gibt es zahlreiche Fälle, in denen Arbeitgeber wegen fehlender TRM zu Geldstrafen oder Schadensersatzzahlungen verurteilt wurden, wenn ein Angestellter oder Arbeiter verletzt oder entführt wurde, starb oder ein anderer schwerwiegender Zwischenfall während einer arbeitsbezogenen Reise eintrat. Durch die Implementierung eines angemessenen TRM-Programms kann der Arbeitgeber die rechtliche Verantwortung angemessen handhaben, und das Risiko, Schadenersatz oder Geldstrafen zahlen zu müssen, wird gemindert. 

Zum Beispiel: 

Da gesetzliche Strafen selten sind, aber wenn sie verhängt werden, glauben viele Unternehmen leider, dass die gesetzlichen Anforderungen an einen sicheren Arbeitsplatz nur dann gelten, wenn der Mitarbeiter in der vom Unternehmen genutzten Einrichtung (Geschäft, Fabrik, Büro usw.) arbeitet. Die Arbeitsplatzgesetze gelten jedoch für den Ort, an dem der Arbeitnehmer seine Arbeitsaufgaben erledigen muss, ganz gleich, wo das sein mag. 

Das heißt, wenn die Arbeit eine Reise beinhaltet, dann sind das Auto, der Bahnhof, der Zug, der Flughafen, das Flugzeug, das Taxi, das Hotel und das endgültige Reiseziel, einschließlich des Restaurants für das Abendessen, alle Bereiche des Arbeitsplatzes des Arbeitnehmers, und es liegt in der Verantwortung des Arbeitgebers, dafür zu sorgen, dass der Arbeitnehmer während der gesamten Reise, einschließlich der An- und Abreise, eine sichere Arbeitsumgebung vorfindet.

Unklare Grenzen der rechtlichen Verantwortung

Bleisure travel

In vielen Ländern ist der Arbeitgeber rund um die Uhr für den Arbeitnehmer verantwortlich, und zwar von der Sekunde an, in der er sein Haus für eine berufsbedingte Reise verlässt, bis er wieder zu Hause ist. Dies führt zu einer komplexen Situation, wenn der Mitarbeiter während seiner Geschäftsreise Freizeitaktivitäten nachgeht. Diese Situation ist so häufig, dass der Begriff „Bleisure Travel“ für Reisen geprägt wurde, die Geschäfts- und Freizeitaktivitäten kombinieren.

Bleisure travel requires clear organizational policies that define the lines of responsibility between work and leisure activities. Travel insurance is also affected by bleisure travel; the organization’s travel insurance company, in many cases, will not cover costs for incidents resulting from leisure activities during work travel.

Management des gesamten Risikos

Nachdem ein Unternehmen die rechtliche Verantwortung von Dienstreisen erkannt hat, besteht ein häufiger Fehler darin, ein TRM-Programm zu implementieren, das nur die häufigsten Reiserisiken abdeckt und damit das Unternehmen weiterhin dem Risiko von Schadensersatzansprüchen für weniger häufige Risiken aussetzt. Dies wird weiter unten im Abschnitt „Unzureichende Lösungen“ erörtert. Selbst in den USA, wo die Arbeiterunfallversicherung als eiserner Schutz gilt, gibt es in der Tat Lücken in der Arbeiterunfallversicherung, die speziell mit Arbeitsreisen zusammenhängen.

Trend zur Fernarbeit

Interessant ist auch, dass mit dem zunehmenden Trend zur Telearbeit die rechtliche Verantwortung des Arbeitgebers für die Arbeit außerhalb des Büros immer mehr verschwimmt. In einem Fall in Deutschland wurde es beispielsweise als Arbeitsunfall angesehen, wenn ein Arbeitnehmer stolperte, als er in seiner eigenen Wohnung von seinem Schlafzimmer zu seinem Arbeitszimmer ging.

Geschäftliche Treiber

Einhaltung der Sorgfaltspflicht

Der wichtigste Grund für die Einführung eines TRM-Programms ist die Einhaltung der Sorgfaltspflicht. Die Unternehmensleitung beschließt oft, ein TRM-Programm einzurichten und aufrechtzuerhalten, um das Risiko von Rechtsstreitigkeiten oder anderen Schäden zu mindern.

Historische Begebenheiten

Ein häufiger Auslöser für die Einführung oder Verbesserung eines TRM-Programms ist ein problematischer Vorfall.  Nach dem Vorfall untersucht die Organisation, was passiert ist, je nachdem, ob es ein TRM-Programm gab oder nicht. Wenn es kein TRM-Programm gab, dann wird der Vorfall oft zum Ausgangspunkt für die Einführung eines TRM-Programms.

Wenn es ein TRM-Programm gab, dann beginnt eine Evaluierung damit, zu verstehen, was falsch und was richtig gelaufen ist, was oft zu einer Stärkung des TRM-Programms führt. Bei dieser Art von Vorfällen handelt es sich oft um einen einzelnen Mitarbeiter, der schwer verletzt wurde, einem großen Risiko ausgesetzt war oder im Ausland entführt wurde.

Einige Organisationen arbeiten in Hochrisikogebieten, was zu häufigen Zwischenfällen führt. Diese Unternehmen verfügen oft über umfangreiche TRM-Lösungen, da sie eine lange Historie von Vorfällen haben und wissen, dass die Wahrscheinlichkeit neuer Vorfälle in der Zukunft hoch ist.

So müssen etwa Unternehmen, die Infrastrukturlösungen wie Stromversorgung und mobile Kommunikation anbieten, ständig und in allen Gebieten tätig sein, auch in Konfliktgebieten und bei Naturkatastrophen. Die Ironie dabei ist, dass diese Art von Unternehmen oft Mitarbeiter in diese gefährdeten Gebiete bringen, um die Infrastruktur wieder aufzubauen, während andere Unternehmen ihre Mitarbeiter aus demselben Gebiet evakuieren.

Arbeitgeber-Ethik

Einige TRM-Programme sind mehr von Ethik und Unternehmenskultur als von Compliance geprägt. Organisationsethik geht von der obersten Führungsebene aus. Das bedeutet, dass die oberste Führungsebene überzeugt ist, dass der Schutz der Mitarbeiter zu den Grundwerten des Unternehmens gehört, und dass das Unternehmen bereit ist, Ressourcen in diesen Schutz zu investieren.

Dies wird oft mit anderen Mitarbeiterrichtlinien kombiniert, die das Unternehmen als guten und fürsorglichen Arbeitgeber erscheinen lassen. Ethisch motivierte TRM-Programme werden in der Regel besser umgesetzt, da ihnen oft mehr Ressourcen zur Verfügung gestellt werden, als für die Erfüllung der Mindestanforderungen an ein TRM-Programm erforderlich sind.

Kapitel 2 kommt bald!

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TRM-Lösungen

Das oben in Abbildung 1 dargestellte TRM-Framework der ISO 31030 beginnt in der Mitte mit Führung und Engagement. Wenn sich die oberste Führungsebene engagiert, führt dies dazu, dass man versteht, wie ein TRM-Programm mit den täglichen Bedürfnissen des Unternehmens in Einklang gebracht werden kann, woraufhin das TRM-Programm entworfen und umgesetzt wird.

Es gibt eine Vielzahl von Möglichkeiten, ein TRM-Programm zu entwerfen und zu implementieren, um die Anforderungen Ihres Unternehmens zu erfüllen.

Um Ihnen einen Überblick zu geben, habe ich einige gängige Lösungen aufgelistet und sie in zwei Gruppen eingeteilt:

  • Unzureichende Lösungen sind Lösungen, die zwar ein gewisses Maß an TRM bieten, aber nach Meinung vieler Experten Ihre Sorgfaltspflicht nicht erfüllen und Sie für Klagen und andere finanzielle Risiken anfällig machen. Dies sind auch Lösungen, die schlecht mit einer guten Arbeitgeberethik vereinbar sind.
  • Angemessene Lösungen sind Lösungen, die einen guten Schutz für Ihre reisenden Mitarbeiter bieten und gut mit einem starken Employer Branding und einer guten Arbeitgeberethik übereinstimmen. 

Unzureichende Lösungen

Nur Versicherung

Die gebräuchlichste TRM-Lösung besteht heute darin, nur eine Versicherung abzuschließen, z. B. eine Reiseversicherung, was die Standardlösung für klei- nere Unternehmen ist.

Auch wenn eine Versicherung ein guter Anfang und eine Notwendigkeit für ein TRM-Programm ist, reicht sie leider nicht aus. Kleinere Unternehmen sind sich in der Regel nicht bewusst, dass sie mehr benötigen, denn mit wenigen Mitarbeitern ist die Wahrscheinlichkeit, dass etwas passiert, gering, und wenn doch, sind kleine Unternehmen oft flexibel genug, um das Problem ad hoc zu lösen. Doch selbst wenn Sie die Dinge ad hoc nur mit einer Reiseversicherung regeln können, werden Sie Ihrer Sorgfaltspflicht nicht gerecht, und ein größerer Zwischenfall eines Mitarbeiters im Ausland kann für ein kleines Unternehmen schwerwiegende finanzielle Folgen haben.

Eine Reiseversicherung oder eine ähnliche Versicherung bietet eine gute Deckung für medizinische Notfälle und stellt den Mitarbeitern eine Nummer zur Verfügung, die sie im Falle eines medizinischen Notfalls anrufen können. Bei nichtmedizinischen Ereignissen wie Naturkatastrophen, Entführungen, körperlichen Bedrohungen, Hoteleinbrüchen, Raubüberfällen, Unruhen, politischen Konflikten, Chemieunfällen usw. leistet die Standard-Reiseversicherung jedoch keine Hilfe, es sei denn, der Mitarbeiter wird bei dem Ereignis verletzt.  

Weiterhin sind einige Arten von medizinischen Vorfällen, wie Vorerkrankungen, psychische Erkrankungen, Unfälle unter Alkoholeinfluss oder Verletzungen bei risikoreichen Aktivitäten (Motorradfahren, Unfälle bei Extremsportarten, Verletzungen bei Reisen zu Orten, die von den Behörden nicht empfohlen werden usw.), oft von der Reiseversicherung ausgeschlossen.

Die Tatsache, dass Reiseversicherungen viele Arten von häufig vorkommenden Vorfällen nicht abdecken, ist der Hauptgrund, warum es nicht ausreicht, nur eine Versicherung zu haben, sondern warum Unternehmen ihre TRM-Lösung erweitern müssen, um eine angemessene Risikoabdeckung zu gewährleisten.

Wenn ein Unternehmen nur über eine Reiseversicherung verfügt, besteht ein hohes Risiko, dass das Unternehmen selbst für Schäden und andere hohe Kosten für berufsbedingte Reisen aufkommen muss. Hinzu kommt, dass das Unternehmen Gefahr läuft, als Arbeitgeber bekannt zu werden, der seine Mitarbeiter, die beruflich unterwegs sind, schlecht schützt.

Verwaltete Basislösung ohne Unterstützung

Einfache verwaltete Lösungen ohne Unterstützung finden sich häufig in mittelgroßen Unternehmen, in denen ein Manager oder eine kleine Gruppe von Managern lediglich mit einem Travel Tracker und einer Reiseversicherung ausgestattet ist.

Die wichtigste Komponente bei der Schaffung einer verwalteten Lösung ist die Verfolgung aller Dienstreisen. Gängige Lösungen sind die Beauftragung eines bestimmten Travel Management Unternehmens (TMC) mit der Buchung aller Reisen oder die Beauftragung eines internen Travel Managers mit der Organisation aller Reisen. Die Lösung wurde um einen Travel Tracker ergänzt, mit dem das Management alle gebuchten Reisen suchen und auflisten kann, um den Arbeitsablauf zu erleichtern.

Auf diese Weise können die TRM-Verantwortlichen im Falle einer Naturkatastrophe, eines Konflikts oder Ähnlichem nachsehen, wer an ein bestimmtes Ziel gereist ist oder noch reisen wird. Der Travel Tracker ermöglicht es der Organisation, die Frage zu beantworten: „Wen haben wir dort auf Reisen?“ Es sollte festgelegt werden, wer im Falle eines Vorfalls für die Bewältigung der Situation verantwortlich ist, d. h. es muss eine Kontaktperson für den Mitarbeiter benannt werden.

Ein häufiges Problem bei der Einrichtung einfacher verwalteter Lösungen ohne Unterstützung ist, dass die für das Reiserisiko verantwortlichen Manager oft viele andere Aufgaben haben und daher nicht rund um die Uhr verfügbar sind. So fehlen ihnen die Ressourcen und die lokalen Kontakte, um die Mitarbeiter vor Ort in den fernen Ländern zu unterstützen. Das Ergebnis ist, dass es Tage dauern kann, bis ein Mitarbeiter jemanden erreicht, der ihm helfen kann, und wenn er dies tut, hat das Unternehmen Schwierigkeiten, ihm zu helfen.

Da diese Einrichtung oft zu einer schlechten und langsamen Reaktion führt, die ad hoc erfolgt oder im schlimmsten Fall gar nicht erfolgt, wird sie von vielen Experten als eine Lösung betrachtet, die Ihrer Sorgfaltspflicht nicht gerecht wird und somit weniger Schutz für Ihre Mitarbeiter und Ihr Unternehmen bietet.

Unternehmen, die sich für eine einfache verwaltete Lösung ohne Unterstützung entschieden haben, wissen, dass eine Reiseversicherung nicht ausreicht, haben aber leider zu wenig Ressourcen investiert, um ein richtiges TRM-Programm zu implementieren. Wie im obigen ISO 31030 TRM-Framework dargestellt, beginnt alles mit der Führung und dem Engagement in der Zentrale, was sich dann in der Integration und Gestaltung des TRM-Programms niederschlägt.

Bitte beachten Sie, dass es TRM-Implementierungen gibt, die auf den ersten Blick wie eine unzureichende Lösung aussehen mögen, aber in Wirklichkeit richtige, umfassende Lösungen sind. Der Unterschied besteht darin, dass solche Lösungen von Unternehmen implementiert werden, die viel in den Aufbau eines voll funktionsfähigen, rund um die Uhr arbeitenden internen TRM-Assistenzteams mit allen erforderlichen zugehörigen Prozessen investiert haben. Auf einige dieser Prozesse gehen wir im Abschnitt „Umfassend verwaltete Lösungen“ ein.

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Ein Tutorial zum Reiserisikomanagement.

Angemessene Lösungen

Verwaltete Lösung mit nur reaktiver Unterstützung

Wenn ein Unternehmen ein gutes und adäquates TRM-Programm einrichten möchte, besteht ein gängiger Ansatz darin, eine komplette TRM-Lösung von einem externen Anbieter zu kaufen.

Große Unternehmen verfügen über die Ressourcen, um die gesamte Lösung intern zu entwickeln, aber TRM ist komplex und teuer, sodass die meisten Unternehmen sich für eine vollständig oder teilweise ausgelagerte Lösung entscheiden. Es ist auch üblich, mehrere ausgelagerte Anbieter zu nutzen und sie zu einer besseren Lösung zu kombinieren.

Bedenken Sie bei der Auswahl einer ausgelagerten Lösung, dass der Assistancedienstleister in der Lage sein muss, sowohl medizinische Notfälle als auch Sicherheitsnotfälle zu bewältigen, um die Sorgfaltspflicht Ihres Unternehmens zu erfüllen. Die meisten Assistance-Anbieter konzentrieren sich auf den medizinischen Bereich oder die Sicherheit, weshalb einige mehrere Assistance-Anbieter nutzen. Bei der Zusammenlegung von Hilfsanbietern müssen klare Prozesse festgelegt werden, z. B., wer für einen Fall zuständig ist und wie die Fälle zwischen den Hilfsanbietern verschoben oder koordiniert werden können.

Ausgelagerte, verwaltete Lösungen sind beliebt, da das Unternehmen einen Großteil der TRM-Verantwortung an einen Lieferanten abgeben kann, wodurch der Arbeitsaufwand und die erforderlichen Kenntnisse innerhalb des Unternehmens minimiert werden.

Nachfolgend finden Sie einige wichtige Kontrollpunkte, um die Konformität eines externen Dienstleisters, der eine TRM-Lösung anbietet, zu überprüfen. Der/die Anbieter sollte(n) in der Lage sein, Folgendes zu bieten:

  • 24/7 medizinische Notfallhilfe 
  • 24/7 Sicherheits-Notfallhilfe 
  • Etablierte Prozesse zwischen allen aktiven Parteien 
  • Der Anbieter medizinischer Hilfe sollte in der Lage sein, die medizinischen Kosten für die medizinische Hilfe im Ausland direkt zu übernehmen und die Kostenansprüche später mit der Versicherungsgesellschaft oder was auch immer die Situation erfordert, zu verwalten.

 

Eine verwaltete Lösung mit nur  reaktiver Unterstützung wird aus Sicht der Sorgfaltspflicht als ausreichend angesehen. Der größte Nachteil ist jedoch, dass die Maßnahmen erst ergriffen werden, nachdem die Mitarbeiter um Hilfe gebeten haben. Das bedeutet, dass sich diese Lösungen auf die Verwaltung von Vorfällen konzentrieren, nachdem diese eingetreten sind. Mit anderen Worten: Diese TRM-Lösungen werden nur aktiviert, wenn sich ein Mitarbeiter an den Assistance-Anbieter wendet.

Umfassendere Lösungen, die weiter unten beschrieben werden, konzentrieren sich auf präventive Arbeit, indem sie verhindern, dass Mitarbeiter Risiken ausgesetzt werden, oder proaktiv handeln, wenn sich das Risiko aufgrund eines unvorhergesehenen Ereignisses ändert.

Umfassende verwaltete Lösungen

Umfassend verwaltete Lösungen berücksichtigen alle Risiken und schaffen Lösungen zur Risikominderung für alle Reisephasen, von der Reiseplanung bis zur Rückkehr nach Hause.

Die Norm ISO 31030 bietet eine gute, vollständige Liste mit allem, was Sie sich von einer umfassenden Lösung wünschen können. Diese Liste ist jedoch sehr lang und teuer in der Umsetzung. In diesem Abschnitt werde ich einige der wichtigsten Funktionen hervorheben, die meiner Meinung nach die Grundlage für eine umfassende Lösung bilden sollten. Meiner Meinung nach müssen verwaltete Komplettlösungen so weit wie möglich automatisiert werden. Die Automatisierung hält die Kosten niedrig und steigert die Qualität, da manuelle TRM-Aufgaben zu menschlichen Fehlern führen oder aufgrund der hohen Arbeitsbelastung nachrangig behandelt werden.

Eine berufsbedingte Reise kann in drei Phasen unterteilt werden:

 

Umfassende Lösungen konzentrieren sich oft auf die Prozesse vor der Reise, mit dem Grundgedanken, dass die beste Lösung darin besteht, Risiken gar nicht erst entstehen zu lassen und Vorfälle durch gute Planung und Vorbereitung von vornherein zu vermeiden. Indem Sie sich auf die Zeit vor der Reise konzentrieren, können Zwischenfälle vermieden werden, z. B. durch die Planung einer sicheren Reiseroute und eines sicheren Reiseverlaufs, das Hinzufügen von sicheren Reiseservices, Aufklärung, Impfungen, die Auswahl der Unterkunft oder sogar die Stornierung der gesamten Reise.

Umfassende Lösungen sind für große internationale Organisationen oder Organisationen mit Aktivitäten in Hochrisikogebieten üblich. Wir evakuieren nie, wir verlagern nur.“ Das bedeutet, dass sie ihre Mitarbeiter in sichere Gebiete innerhalb eines Landes verlagern, bevor sich ein lokaler Konflikt ausweitet, und so Zwischenfälle vermeiden, auch wenn sie in Ländern mit anhaltenden Konflikten tätig sind.

Prozesse vor der Reise

Zu den Prozessen im Vorfeld einer Reise gehören viele verschiedene Methoden der Risikovermeidung und Risikominderung, die das Risiko eines Zwischenfalls für den Mitarbeiter verhindern oder minimieren.

Die folgenden Methoden sind effektiv, nicht zu komplex in der Implementierung und Pflege und werden häufig von großen Organisationen verwendet:

  • Automatische Integration zwischen Reisebuchungen und Länderrisikostufen, um Reisegenehmigungen auszulösen 
  • Genehmigung vor Reiseantritt  
  • Reisende, die sich vor der Abreise auf der TRM-Plattform registrieren  
  • Medizinische Genehmigung vor Reiseantritt 
  • E-Learning zu verschiedenen Sicherheitsthemen
  • Warnungen vor Reisen und unterwegs 
  • Informationen über Länderrisiken und entsprechende Reiseinformationen 
  • Zusätzliche vorgebuchte Reiseleistungen  

Automatisierte Integration von Reisebuchungen und Länderrisikostufen

In einer idealen Welt sollten alle berufsbedingten Reisen vor der Buchung unter Sicherheitsaspekten geprüft und genehmigt werden, was als Vorabgenehmigung bezeichnet wird. Die Realität ist, dass nur wenige Unternehmen über die Ressourcen, Werkzeuge und Disziplin verfügen, um ein Genehmigungsverfahren durchzuführen, bevor jede Reise gebucht wird.

Um den Genehmigungsprozess vor der Reise zu automatisieren, besteht eine gängige Lösung darin, jedes Land nach Risikostufe zu kategorisieren. Die Länderrisikostufe wird dann mit den Reisebuchungen korreliert, sodass nur Buchungen in Hochrisikoländer ein Genehmigungsverfahren vor Reiseantritt auslösen. Mit dieser Automatisierung kann das Management automatisch filtern, welche Buchungen auf eine Genehmigung vor der Reise geprüft werden sollen.

Damit diese Art der Integration funktioniert, muss das Unternehmen sowohl designierte als auch integrierte Reisemanagementunternehmen einsetzen oder andere Tools zur Erfassung von Reisebuchungen verwenden. (Diese Tools werden im Abschnitt „Externe Buchungen für Reiserichtlinien“ besprochen)

Genehmigung vor Reiseantritt

Bei der Vorabgenehmigung, auch „Pre-Trip Approval“ genannt, werden die Reisepläne unter dem Gesichtspunkt des Sicherheitsrisikos bewertet, um festzustellen, ob der Plan den TRM-Richtlinien entspricht.

Das Genehmigungsverfahren sollte alle Arten von Risikoaspekten berücksichtigen, einschließlich Reiseziel, Reisemittel, Unterkünfte, medizinische Bedingungen usw.

Die Genehmigung vor einer Reise aus Sicht des Reiserisikos kann schwierig umzusetzen sein, da der Manager, der die Reise aus geschäftlicher Sicht genehmigt, in der Regel eine völlig andere Person ist als derjenige, der die Reise aus Sicht des Reiserisikos genehmigt. Manager genehmigen Reisen oft aus einer geschäftlichen Perspektive, ohne die Risiken der Reise zu verstehen oder zu bedenken. Durch die Integration von Reisebuchungen und Länderrisikostufen können Genehmigungsprozesse vor der Reise automatisiert werden und so die Lücke zwischen der Geschäftsperspektive und der Perspektive des Reiserisikos schließen.

Wenn die Integration zwischen Buchungs- und Länderrisikoebenen gegeben ist:

  1. Beauftragte Reisemanagementunternehmen können Buchungen in Hochrisikoländer blockieren, sofern keine vorherige Reisegenehmigung unter dem Gesichtspunkt des Reiserisikos erteilt wurde; oder
  2. Eine Benachrichtigung über die risikoreiche Buchung kann an die Gruppe geschickt werden, die für die Vorabgenehmigung der Reise verantwortlich ist.

 

Die zweite Option, die Benachrichtigung über alle risikoreichen Buchungen, ist die häufigere Lösung, da sie einfacher umzusetzen ist, weniger Disziplin erfordert und daher zuverlässiger ist. Es ist auch die einzige Lösung, die automatisch die Vorabgenehmigung für Buchungen außerhalb der Reiserichtlinien verwalten kann (siehe den Abschnitt „Buchungen außerhalb der Reiserichtlinien“ weiter unten).

Wenn die Gruppe, die für die Genehmigung von Reiserisiken zuständig ist, die Benachrichtigung über eine risikoreiche Buchung erhält, beginnt ein Prozess, der in der Regel die Aufnahme eines Dialogs mit dem Reisenden und dem Manager des Reisenden beinhaltet, um zu überprüfen, ob die Reise notwendig ist. Die verantwortliche Gruppe beginnt auch mit allen Vorbereitungen, die für die Reise in das Gebiet erforderlich sind, wie Kennenlerntreffen, Ausbildung, medizinische Genehmigungen usw. 

Reisende, die sich vor der Abreise auf der TRM-Plattform registrieren

Die Registrierung des Reisenden auf der TRM-Plattform wird oft als Mitarbeiter-Onboarding bezeichnet und ist ein entscheidender Teil der Implementierung eines erfolgreichen TRM-Programms.

Das Onboarding ist ein Prozess, der viele Komponenten umfasst, und es ist eine Arbeit, die nie endet. Neue Mitarbeiter müssen eingearbeitet werden, und alte Mitarbeiter müssen möglicherweise erneut eingearbeitet werden, weil sie vergessen haben, was zu tun ist, die notwendigen Informationen verloren haben oder keinen Zugang zur TRM-Plattform haben.

In einigen Unternehmen ist das Onboarding eine Voraussetzung für alle Dienstreisen, in anderen ist es leider nur eine Empfehlung.

Onboarding-Prozesse umfassen oft Aufgaben wie:

  • Versand von Anleitungen, Informationsdokumenten und Videos über die TRM-Lösung und die Registrierung mit ihr
  • Sammeln von Kontaktinformationen der Mitarbeiter und anderen Daten, um die TRM-Datenbanken zu füllen
  • Information der Mitarbeiter, ein bestimmtes Reisemanagementunternehmen zu nutzen, um sicherzustellen, dass alle Buchungen von der TRM-Lösung erfasst werden
  • Verteilung von Hilfskarten, die der Reisende in seiner Brieftasche aufbewahren kann
  • Installation von mobilen Apps, die mit der TRM-Lösung verbunden sind
  • Integration mit Personalverwaltungssystemen oder Identitätsplattformen zur automatischen Erfassung von Mitarbeiterdaten in der TRM-Lösung
  • Integration eines designierten Reisemanagementunternehmens, das Kopien aller Reisebuchungen in die TRM-Lösung erhält

 

Ein guter Tipp für ein erfolgreiches TRM-Programm ist ein strukturierter Onboarding-Prozess, der nach klarer Forderung der Reiserichtlinien geregelt ist.

Medizinische Genehmigung vor Reiseantritt

Die zweithäufigste Art von Reisezwischenfällen ist gesundheitsbedingt (Reiseunterbrechungen sind am häufigsten).

Eine umfassende Lösung kann daher vor der Abreise beurteilen, ob ein Reisender aus medizinischer Sicht reisefähig ist, um das Reiserisiko zu verringern. Dies ist besonders wichtig, wenn das Reiseziel eine Region oder ein Land mit schlechten medizinischen Möglichkeiten ist.  

Ein gutes medizinisches Genehmigungsverfahren sollte die Reise blockieren, wenn der Reisende an Krankheiten leidet, die am Zielort nur schwer zu behandeln sind oder aufgrund der Reise kritisch werden könnten. Manche Arbeitsreisen führen den Reisenden weit weg von größeren Städten. Selbst wenn es also im Land eine gute medizinische Versorgung gibt, kann das nächst geeignete Krankenhaus sehr weit entfernt sein.

Medizinische Zulassungen beinhalten Herausforderungen im Kontext des Datenschutzes.  Arbeitnehmer zögern oft, ihrem Arbeitgeber medizinische Informationen mitzuteilen, und diese Art von persönlichen Daten wird in vielen Ländern als hochsensibel eingestuft und erfordert besondere Formen der Erfassung und Speicherung.

Eine Lösung für dieses Problem ist die Inanspruchnahme eines externen Anbieters von Reisegenehmigungen, der alle Patientendaten vertraulich behandelt und den Arbeitgeber nur darüber informiert, ob der Arbeitnehmer reisefähig ist oder nicht. Eine ärztliche Genehmigung vor der Reise mindert auch das Risiko, dass die Versicherung die medizinische Versorgung im Ausland aufgrund von Vorerkrankungen nicht übernimmt.

E-Learning zum Thema Sicherheit für Reisende und Sicherheit

Die beste Lösung zur Vorbeugung von Zwischenfällen bei berufsbedingten Reisen ist die Aufklärung der Reisenden über die verschiedenen Risiken und den Umgang mit ihnen.

Arbeitsbedingte Reisen sind oft komplex und beinhalten einzigartige Situationen, sodass es unmöglich ist, sich auf alle Arten von Zwischenfällen vorzubereiten, die auftreten können. Durch die Verbesserung des Verständnisses und der Kenntnisse des Reisenden können jedoch viele dieser Risiken erkannt und während der Reise vermieden werden.

Einige Unternehmen führen vor den Reisen Schulungen durch, aber um die Effizienz des TRM-Programms zu erhöhen, wenn viele Reisende unterwegs ist, kann eine E-Learning-Lösung eingesetzt werden.

E-Learning kann eine Testbewertungsphase beinhalten, um zu überprüfen, ob der Reisende die Informationen verstanden hat. Die Ergebnisse der Bewertung können dann mit Genehmigungsphasen oder Benachrichtigungen verknüpft werden, sodass ein Reisender nicht an ein Ziel reisen kann, ohne die E-Learning-Kurse zu absolvieren und die Bewertungskriterien zu erfüllen.

Warnungen vor Reisen und unterwegs

Es kann sehr wertvoll sein, Informationen zu erhalten, wenn an Ihrem geplanten Reiseziel vor der Abreise oder während Ihrer Reise dorthin etwas passiert oder wahrscheinlich passieren wird. Dies wird oft als „Pre-Travel“-, „Pre-Trip“- oder „En-Route“-Warnungen bezeichnet.

Wenn Sie beispielsweise vor der Abreise wissen, dass ein Tropensturm aufziehen wird, dass aufgrund zunehmender Unruhen eine Ausgangssperre verhängt wurde oder dass am Reiseziel eine Krankheit ausbricht, können Sie die Reise verschieben, um das Risiko ganz zu vermeiden. Wenn es am Zielort Terroranschläge gibt, während der Reisende auf dem Weg dorthin ist, kann die Reiseroute spontan geändert werden, um Abriegelungen und andere vorübergehende Einschränkungen aufgrund des Anschlags zu vermeiden.

Warnmeldungen mit hohem Risiko vor der Reise und unterwegs sollten sowohl an den Reisenden als auch an das Management (z. B. den Sicherheitsmanager oder den Reisemanager) gesendet werden.

Informationen über Länderrisiken und entsprechende Reiseinformationen

Die Bereitstellung von Informationen über Länderrisiken und damit zusammenhängende Reisen für Reisende ist ein wertvolles Bildungsinstrument, ähnlich wie E-Learning.

Wenn Informationen über ein Land leicht zugänglich und lesbar sind, kann sich der Reisende über gängige Risiken informieren und darüber, wie er sich in einem Land verhalten sollte, um das Risiko eines Zwischenfalls zu verringern. Die Aufklärung der Reisenden ist eines der besten Mittel, um Zwischenfälle zu vermeiden.

Ein häufiger Fehler beim Management von Reiserisiken besteht darin, den Unterschied zwischen den Länderrisikoinformationen, die einem Sicherheitsmanager zur Verfügung gestellt werden und den allgemeinen Länderrisikoinformationen, die ein normaler Mitarbeiter auf Reisen erhält, nicht zu verstehen. Die Informationen für den Reisenden sollten mehr als nur Sicherheitsrisiken umfassen.

Gute Informationen über Länderrisiken umfassen auch Umweltrisiken, medizinische Risiken, wichtige rechtliche und kulturelle Unterschiede im Vergleich zu anderen Ländern und wie Sie sich in diesem Land verhalten sollten, um das Risiko eines Zwischenfalls zu minimieren. Die Informationen sollten auch kürzer und allgemeiner sein und weniger Wissen des Lesers voraussetzen als z. B. die Informationen für einen Sicherheitsmanager.

Anbieter von Risikoinformationen stellen in der Regel umfangreiche und detaillierte Risikoinformationen zu jedem Land zur Verfügung. Die Zielgruppe sind Sicherheitsmanager, Reisemanager oder andere Personen, die typischerweise Teil einer Gruppe für das Risikomanagement auf Reisen sind.

Für einen Reisenden sind die Informationen, die ein Sicherheitsmanager erhält, zu detailliert und zu umfangreich. Ein Reisender benötigt eine sehr komprimierte und schnelle Lektüre über die wichtigsten Risiken und wie man sie vermeiden kann. Wenn die Informationen zu lang sind, wird der normale Reisende keine Zeit finden, sie zu lesen, und auch wenn er sie liest, wird er sich nicht an die Informationen erinnern.

Die Informationen zum Länderrisiko sollten so kurz gefasst sein, dass ein Reisender Zeit hat, sie in der Passkontrolle am Flughafen zu lesen, und sie sollten keine previous Vorkenntnisse über die Situation oder das Land erfordern.

Beispiel: Feuer in Ghana 

  • Warnung an den Sicherheitsmanager (Webportal) 
  • Warnung an den Reisenden (Mobile App)

Zusätzliche vorgebuchte Reiseleistungen 

Es gibt viele Reiseservices, die bei der Reiseplanung hinzugefügt werden können, um das Risiko von Zwischenfällen zu verringern. Einer der gängigsten und effektivsten Services ist die Buchung eines sicheren Bodentransports über bekannte, sichere Anbieter. Durch ein einfaches „Meet-and-Greet“ am Flughafen kann der Reisende etwa das Risiko vermeiden, in ein unbekanntes Taxi mit einem unbekannten Fahrer einzusteigen oder bei der Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel in einer gefährlichen Gegend zu landen. 

Ein sicherer Abholservice beseitigt nicht nur das Risiko eines Raubüberfalls oder einer Entführung in dieser Situation, sondern auch das Risiko kleinerer Zwischenfälle wie Betrügereien (z. B. überhöhte Taxikosten).

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Ein Tutorial zum Reiserisikomanagement.

Proaktive Hilfe

Umfassend verwaltete Lösungen beinhalten oft einen proaktiven Prozess für den Fall, dass ein Vorfall eintritt.

Das Assistance Center wendet sich proaktiv an die Mitarbeiter in den betroffenen Gebieten, um zu prüfen, ob es ihnen gut geht oder ob sie Hilfe benötigen. Anhand der Standortinformationen der Mitarbeiter kann das Assistance Center die Standorte aller Mitarbeiter mit den betroffenen Gebieten vergleichen, um herauszufinden, welche Mitarbeiter sie kontaktieren müssen.

Der proaktive Service umfasst auch die Kontaktaufnahme mit Mitarbeitern, die sich in das betroffene Gebiet begeben oder auf dem Weg dorthin sind. Deswegen ist es wichtig, dass eine umfassende Lösung automatisch Kopien aller geplanten Reisen erhält. Echtzeit-Ortungslösungen wie die Handyortung liefern detaillierte Standortdaten, um herauszufinden, wer sich in dem betroffenen Gebiet aufhält, aber Echtzeit-Standortdaten können nicht in die Zukunft blicken.

Die Reisebuchung hingegen wird diesen Einblick in die zukünftigen Reisepläne des Mitarbeiters ermöglichen. Daher verwenden die besten umfassenden Lösungen eine Kombination aus realen Ortungssystemen (z. B. Handyortung) und Reisebuchungstracking für geplante oder laufende Reisen.

Reisewarnungen vor Ort

Wenn ein Reisender aus beruflichen Gründen einen Ort besucht, ist es aufgrund der sprachlichen und kulturellen Unterschiede oft schwierig zu verstehen, was vor Ort unter dem Gesichtspunkt des Risikos vor sich geht. Bei berufsbedingten Reisen lebt der Reisende häufig in einer Blase und sieht nur den Flughafen, die Taxis, das Hotel und den Arbeitsplatz, den er besucht. Das bedeutet, dass im Falle eines Zwischenfalls alle Reisenden vor Ort Informationen über den Zwischenfall in einer Sprache erhalten müssen, die sie verstehen können.

Um dieses Problem zu lösen, enthalten umfassende Lösungen oft eine Warnfunktion für Reisende, die dem Reisenden relevante Informationen auf der Grundlage seines Standorts zukommen lässt. Dabei handelt es sich in der Regel um allgemeine Sicherheitswarnungen und medizinische Warnungen über Vorfälle in Echtzeit, aber auch andere Arten von reiserelevanten Informationen, wie größere Verkehrsstörungen, sind häufig enthalten.

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Rollen in einem Risikomanagement-programm für Reisen

Die Umsetzung eines Programms zum Management von Reiserisiken erfordert mehrere Rollen und mehrere Beteiligte aus verschiedenen Bereichen des Unternehmens. In diesem Abschnitt werden wir die üblichen Beteiligten und ihre Rollen beschreiben. 

Rolle der Sicherheit

Die Person, die für ein TRM-Programm verantwortlich ist, ist häufig der Sicherheitsmanager. Die oberste Führungsebene betrachtet das Management von Reiserisiken in der Regel als eine Sicherheitsaufgabe und setzt daher den Sicherheitsmanager als Eigentümer eines TRM-Programms ein.

Die Rolle des Sicherheitsmanagers umfasst viele Dinge, und das Reiserisiko ist nur ein kleiner Teil davon. Dies kann bei der Erstellung oder Aufrechterhaltung eines TRM-Programms ein Problem darstellen, da Sicherheit oft als nicht umsatzsteigernde Kosten betrachtet und daher häufig unterfinanziert wird. Für kommerzielle Unternehmen wäre eine geeignetere Sicherheitsperspektive, TRM als Sicherung von Umsatz und Gewinn zu betrachten, ähnlich wie Business Continuity Management.

Rolle der Reise

Große Unternehmen verfügen oft über interne Reisemanager, auch wenn sie mit externen Reisemanagementunternehmen zusammenarbeiten. Wenn es einen internen Reisemanager gibt, ist er oder sie höchstwahrscheinlich stark in das Risikomanagementprogramm für Reisen involviert, da es eine entscheidende Komponente bei der Verwaltung von Mitarbeiterreisen ist.

Kleinere Unternehmen verfügen in der Regel nicht über die nötigen Ressourcen für einen eigenen Reisemanager. In solchen Fällen besteht die übliche Lösung darin, das gesamte Reisemanagement vollständig an ein externes Reisemanagementunternehmen auszulagern. Daher beinhaltet ein TRM-Programm für kleinere Unternehmen selten eine Reisefunktion.

Personalwesen

Das Management von Reiserisiken zur Erfüllung der Sorgfaltspflicht sollte als Teil der Compliance-Vorschriften des Arbeitgebers betrachtet werden, wodurch der Personalabteilung eine entscheidende Rolle zugespielt wird. Die Personalabteilung wird am häufigsten während der Integrations- und Entwurfsphase eines TRM-Programms oder bei einem größeren Zwischenfall eingeschaltet.

Reisemanagement

Das Reisemanagement spielt eine zentrale Rolle beim Management von Reiserisiken. Der Hauptzweck des Reisemanagements besteht darin, die Mitarbeiter bei der Buchung von Reisen zu unterstützen. Dies geschieht in der Regel über ein oder mehrere externe Reisemanagementunternehmen (TMCs) oder über eine unternehmensinterne Reiseabteilung (CTD).

Eine der gängigsten Praktiken zum Aufbau eines soliden Programms für das Management von Reiserisiken ist die Festlegung einer Richtlinie, die besagt, dass alle Mitarbeiter ein bestimmtes TMC oder CTD nutzen sollten. Mit einem bestimmten TMC oder CTD kann eine TRM-Plattform automatisch Kopien aller Buchungen erhalten. Auch wenn es keine integrierte TRM-Plattform gibt, ist es möglich, Kopien von Buchungen abzurufen, indem Sie sich manuell an das TMC oder CTD wenden.

TMCs und CTDs können auch beim Genehmigungsprozess vor der Reise behilflich sein und Genehmigungskontrollen und Reisebeschränkungen im Namen der Organisation umsetzen. (Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt „Genehmigung vor Reiseantritt“ weiter oben).

Die Benennung eines TMC oder CTD in der Reiserichtlinie ist eine wichtige Grundregel für TRM. Aber selbst mit einem TMC oder CTD werden viele Buchungen auf anderem Wege erfolgen, was ein Problem darstellt, wenn sich das TRM- Programm ausschließlich darauf verlässt, dass die Mitarbeiter ihre Reisen über das TMC oder CTD buchen.

Das Problem der Buchung von Reisen über andere Plattformen kann entschärft und die Reiserichtlinie trotzdem eingehalten werden, indem der Mitarbeiter die Möglichkeit erhält, die Buchung an das TMC oder CTD oder sogar direkt an das TRM-System weiterzuleiten.

Das eigentliche Problem tritt auf, wenn der Mitarbeiter eine Reise auf einer anderen Plattform bucht, ohne die Informationen weiterzuleiten und damit gegen die Richtlinie verstößt.

Es gibt viele Gründe, warum Mitarbeiter die Reiserichtlinien nicht einhalten, aber dies sind die häufigsten: 

  • Der Mitarbeiter weiß nichts von der Richtlinie oder findet woanders günstigere Tickets.
  • Der Mitarbeiter möchte die Reiserichtlinie umgehen, um persönliche Treuepunkte bei einer Fluggesellschaft oder Hotelkette zu erhalten.
  • Jemand außerhalb des Unternehmens bucht die Reise, z. B. ein Partner oder ein Lieferant des Unternehmens.
  • Der Mitarbeiter reist mit seinem eigenen Transportmittel, z. B. einem Privatwagen.
  • Der Mitarbeiter kauft die Fahrkarten vor Ort am Abfahrtsort, z. B. am Bahnhof oder Flughafen.
 

Dies wird als „Out-of-Policy-Buchungen“ bezeichnet und soll in einigen Fällen bis zu 68 % der Gesamtbuchungen für die Mitarbeiter des Unternehmens ausmachen.

Ein weiteres Problem bei der Verwendung des TMC oder CTD in einer TRM-Lösung ist, dass die Daten aus der Reisedatenbank oft Fehler enthalten, wie Rechtschreibfehler, fehlende Daten oder Gruppenbuchungen, die nur Namen enthalten. Dies führt bei einem Vorfall zu Problemen, da in der Reisedatenbank möglicherweise nicht genügend Daten vorhanden sind, um die Mitarbeiter oder ihre Kontaktinformationen zu identifizieren. Mehr dazu erfahren Sie im Abschnitt „Schlechte Reisebuchungsdaten“.

Daraus ergibt sich, dass das TRM oder CTD zwar eine entscheidende Rolle spielt und in eine umfassende TRM-Lösung einbezogen werden muss, dass sich die TRM-Lösung aber nicht ausschließlich auf die Daten aus der Reisebuchung stützen kann, sondern durch andere Daten und Lösungen ergänzt werden muss, wie die Ortung von Mobiltelefonen (dies wird im Abschnitt „Handy-Ortung“ ausführlicher beschrieben).

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Anbieter medizinischer Hilfe

Ein Anbieter von medizinischer Hilfe ist ein wichtiger Bestandteil eines Risikomanagementprogramms für Reisen, da gesundheitliche Probleme die zweithäufigste Art von Zwischenfällen bei berufsbedingten Reisen sind.

Wenn Sie eine Auslandskrankenversicherung für Ihre Mitarbeiter abgeschlossen haben, ist wahrscheinlich auch ein Anbieter von medizinischer Hilfe in der Versicherungspolice enthalten, an den sich Ihre Mitarbeiter wenden können, wenn sie während der Reise medizinische Hilfe benötigen.

Das Problem, wenn Sie sich nur auf den medizinischen Hilfsdienst Ihrer Versicherung verlassen, ist, dass dieser an die Versicherungspolice gebunden ist. Das bedeutet, dass Sie möglicherweise keine Unterstützung für medizinische oder nicht medizinische Vorfälle erhalten, die nicht von der Versicherungspolice abgedeckt sind.

Tatsächlich versuchen die Anbieter medizinischer Hilfe in ihren Verträgen häufig, die Kosten für die Versicherungsgesellschaften zu minimieren. Medizinische Assistancen nutzen Kosteneinsparungen als Verkaufsargument gegenüber den Versicherungsgesellschaften. Deshalb brauchen Sie mehr als nur eine Versicherung, um Ihrer Fürsorgepflicht für Ihre Mitarbeiter nachzukommen, und Sie können sich nicht allein auf den mit der Versicherung gebündelten Anbieter medizinischer Hilfe verlassen.

Bei der Implementierung einer verwalteten TRM-Lösung mit Assistance muss der Assistance-Anbieter in der Lage sein, sowohl medizinische als auch nicht medizinische Vorfälle außerhalb der von den Versicherungspolicen gesetzten Grenzen zu bearbeiten.

Aus Sicht des Arbeitgebers ist es wichtig, den Mitarbeitern nur eine einzige Notrufnummer zur Verfügung zu stellen, die sie in allen Arten von Notfällen anrufen können. Man kann nicht erwarten, dass ein Angestellter in einer stressigen Situation im Ausland in der Lage ist, herauszufinden, welchen Assistance-Anbieter er anrufen muss.

Die gängigste Lösung besteht darin, den medizinischen Hilfsdienst zur ersten Anlaufstelle für alle Arten von Notfällen zu machen. Der medizinische Hilfsdienst schaltet dann bei Bedarf andere Anbieter ein, z. B. den Sicherheitsdienstleister.

Eine andere Lösung besteht darin, dass der Assistance-Anbieter, der als erste Anlaufstelle fungiert, z. B. ein Sicherheitsdienst, den Anruf bewertet und den Mitarbeiter bei medizinischen Zwischenfällen mit dem medizinischen Assistance-Anbieter verbindet. (Bitte lesen Sie den Abschnitt „Rollenbeziehungen zwischen Anbietern von Notfallhilfe, Arbeitgebern, Arbeitnehmern und Reiseversicherungen“, um sich ein Bild von den verschiedenen Möglichkeiten der medizinischen Hilfe zu machen)

Wenn der medizinische Assistancedienstleister die erste Anlaufstelle ist, muss die Organisation eine direkte Vereinbarung mit dem Assistancedienstleister haben und kann sich nicht auf eine indirekte Vereinbarung über die Versicherung verlassen, da der medizinische Assisteur mit der Bearbeitung von Vorfällen betreut wird, die manchmal nicht von der Versicherungspolice abgedeckt sind.

Optimalerweise sollte der medizinische Hilfsdienst eine Vereinbarung mit der Versicherungsgesellschaft haben, um Versicherungsansprüche direkt mit ihr zu verwalten, oder er sollte in der Lage sein, sich mit einem anderen medizinischen Hilfsdienst zu koordinieren, der eine Vereinbarung mit der Versicherungsgesellschaft hat.

Der Grund dafür ist, dass der medizinische Hilfsdienst bei einem Notfall immer für die medizinischen Kosten aufkommen und anschließend den Schadensfall mit der Versicherungsgesellschaft abwickeln sollte. Da medizinische Notfälle sofort behandelt werden müssen, wäre es unmöglich, jedes Mal einen langwierigen bürokratischen Prozess mit der Versicherungsgesellschaft zu beginnen, um die Kosten zu übernehmen, wenn jemand anruft und ein Krankenhaus im Ausland aufsuchen muss.

Daher ist es am besten, wenn der medizinische Dienstleister im Voraus von der Versicherungsgesellschaft genehmigt und eine Vereinbarung zwischen ihnen getroffen wird, um die Ansprüche im Nachhinein zu regeln. Ein nützlicher Tipp ist, sich an etablierte medizinische Hilfsdienste zu wenden, da diese oft bereits Vereinbarungen mit Versicherungsgesellschaften haben.

Anbieter von Sicherheitsdienstleistungen

Die meisten Zwischenfälle bei Geschäftsreisen sind Reiseunterbrechungen oder medizinisch bedingt. Es gibt jedoch sowohl Prozesse im Vorfeld von Reisen als auch sicherheitsrelevante Vorfälle in Echtzeit, und in diesen Fällen ist die Unterstützung durch einen Sicherheitsdienstleister eine Notwendigkeit für ordnungsgemäß implementierte, verwaltete TRM-Lösungen.

Ein üblicher Sicherheitsservice vor der Reise ist etwa die Buchung eines sicheren Bodentransports. In Hochrisikogebieten ist es wichtig, dass Sie sich sicher von einem Punkt zum anderen bewegen können, z. B. vom Flughafen zum Hotel oder vom Hotel zum Meeting.

Wenn es zu einem sicherheitsrelevanten Vorfall kommt, ist es auch wichtig, Sicherheitsdienste wie Evakuierungen oder Zugang zu lokalem Sicherheitspersonal vor Ort zu haben, um vor Ort zu helfen.

Rollenbeziehungen zwischen Anbietern von Notfallhilfe, Arbeitgebern, Arbeitnehmern und Reiseversicherungen

Für eine verwaltete Lösung mit Unterstützung gibt es vier grundlegende Rollen-layouts:

  1. Die erste Anlaufstelle ist sowohl ein medizinischer als auch ein Sicherheits-Notfalldienst. (Abbildung 2.1)
  2. Die erste Anlaufstelle ist ein medizinischer Hilfsdienstleister mit einem Sicherheitsdienstleister als Subunternehmen. (Abbildung 2.2)
  3. Die erste Anlaufstelle ist ein Sicherheitsdienstleister mit einem medizinischen Hilfsdienstleister als Subunternehmen. (Abbildung 2.3)
  4. Die erste Anlaufstelle ist ein interner oder externer 24/7-Reisehilfsdienstleister, der die entsprechenden medizinischen, sicherheitsrelevanten oder anderen Hilfsdienste koordiniert. (Abbildung 2.4)
Abbildung 2.1
Abbildung 2.2
Abbildung 2.3
Abbildung 2.4

Im Folgenden (Abbildung 3) finden Sie eine typische, unzureichende Lösung, die Ihrer Sorgfaltspflicht nicht gerecht wird, da sie nur die Versicherung und den in der Versicherung enthaltenen Anbieter für medizinische Notfallhilfe nutzt:

Abbildung 3

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Versicherungsgesellschaften

Obwohl Versicherungsgesellschaften letztlich nur Schadensfälle bearbeiten und die Kosten übernehmen, sind die Versicherungsgesellschaften und ihre Versicherungspolicen wichtige Bestandteile eines TRM-Programms und des Managements von Zwischenfällen.

Wenn eine Versicherungsgesellschaft die Kosten übernimmt und, was noch wichtiger ist, wenn man weiß, dass die Versicherungsgesellschaft die Kosten übernimmt, kann das Unternehmen oder der Mitarbeiter schnell handeln. Andernfalls könnte die Kostenfrage den Prozess verzögern oder zu Unsicherheiten bei der Bewältigung eines Vorfalls führen. Wenn ein Arbeitnehmer beispielsweise im Ausland medizinisch versorgt werden muss, muss er im schlimmsten Fall vorübergehend hohe Kosten aus eigener Tasche bezahlen, die er möglicherweise nicht aufbringen kann.

Ein üblicher Service der medizinischen Assistance ist die Sicherstellung der Bezahlung von teuren Notfallbehandlungen in Krankenhäusern im Ausland. Deshalb empfiehlt die CDC (Centers for Disease Control and Prevention), eine Reiseversicherung zu wählen, die direkt an die Krankenhäuser zahlt.

Erschwerend kommt hinzu, dass die Struktur der Versicherung für berufsbedingte Reisen von Land zu Land und sogar von Versicherungsgesellschaft zu Versicherungsgesellschaft innerhalb eines Landes sehr unterschiedlich ist.

In Europa ist es zum Beispiel üblich, dass man eine zusätzliche Reiseversicherung benötigt, um eine medizinische Versorgung für Mitarbeiter im Ausland zu erhalten, da die medizinische Versorgung im Inland in der Regel durch den Staat abgedeckt ist, während in den USA einige Krankenversicherungen standardmäßig die medizinische Versorgung im Ausland einschließen können. Andererseits beinhalten europäische Reiseversicherungen in der Regel zusätzliche Leistungen wie den Schutz vor verlorenem Gepäck.

Ein häufiger Fehler, den viele Unternehmen heute begehen, ist, die reisebezogene Versicherung nicht zu aktualisieren, wenn das Unternehmen wächst. Zum Beispiel ist die Reiseversicherung oft an das Herkunftsland und die Anzahl der Mitarbeiter gebunden. Wenn ein Unternehmen mit mehr Mitarbeitern expandiert oder ein Büro in einem neuen Land eröffnet, deckt die bestehende Reiseversicherung diese Mitarbeiter oft nicht ab. 

Die Empfehlung lautet daher, sich an Ihren Versicherungsmakler zu wenden oder einen Versicherungsmakler zu beauftragen, wenn Sie keinen haben. Beschreiben Sie, welchen Versicherungsschutz Sie wünschen, wo Sie Mitarbeiter haben, wie viele es sind, deren Reise- und Arbeitsmuster und wie die Versicherung mit dem TRM-Programm zusammenarbeiten soll. Dann überlassen Sie Ihrem Versicherungsmakler die schwere Arbeit, herauszufinden, welche Art von Versicherung Sie benötigen und bei welchen Versicherungsgesellschaften.

Die Komplexität der Versicherungspolicen birgt ein hohes Risiko, dass Ihre Organisation in vielen Situationen unterversichert ist, und es ist wichtig, dass Sie die Ausnahmen in den Policen verstehen. So kann es zum Beispiel sein, dass eine vor der Reise bekannte Vorerkrankung, Unfälle bei Extremsportarten, Bleisure-Reisen (Kombination von Arbeits- und Freizeitreisen) oder nicht versicherte Hochrisikoländer nicht versichert sind.

Auch die Beschäftigungsform Ihrer Mitarbeiter ist ein Faktor, den Sie berücksichtigen müssen. Einige Versicherungspolicen schließen beispielsweise Berater ein, während andere sie ausschließen. Wenn der Berater keine eigene Versicherung hat, die seine berufsbedingten Reisen abdeckt, könnten Sie in einen Rechtsstreit darüber geraten, wer die Kosten tragen soll. Wenn Sie Berater in Ihrem Unternehmen haben, muss entweder Ihre Versicherung Ihre Berater abdecken oder Sie müssen Kontrollpunkte einrichten, um sicherzustellen, dass der Berater sein eigenes TRM-Programm oder eine Reiseversicherung hat, die mit Ihrem TRM-Programm kompatibel ist.

Reiseversicherungen werden in der Regel in Paketen pro Reise, pro Mitarbeiter oder für das gesamte Unternehmen verkauft. Ich empfehle nachdrücklich, eine Reiseversicherung zu wählen, die die gesamte Organisation die ganze Zeit über abdeckt. Es kann leicht passieren, dass man es versäumt, eine Reiseversicherung abzuschließen, bevor die Mitarbeiter eine Reise ins Ausland antreten, oder dass man übersieht, dass die Versicherung nur für ausgewählte Mitarbeiter gilt.

Aus der TRM-Perspektive besteht das Hauptziel des Versicherungsaufbaus darin, sicherzustellen, dass die Vorfallsprozesse effizient funktionieren. Es ist wichtig, dass die Kostenübernahme und die Zahlungsmodalitäten vorhanden sind, da das Fehlen solcher Modalitäten die Vorgänge im TRM-Programm verzögern, blockieren oder anderweitig beeinträchtigen könnte.

Wir empfehlen Ihnen, sich an einen Versicherungsmakler zu wenden. Informieren Sie den Makler darüber, wie Ihr gesamtes Unternehmen aussieht und wie Sie Ihr TRM-Programm zu gestalten gedenken, und fragen Sie ihn, ob es Versicherungslücken gibt, die mit einer Zusatzversicherung abgedeckt werden müssen.

Manchmal werden die Begriffe „Risiko“ und „Bedrohung“ synonym verwendet, obwohl es sich um zwei unterschiedliche Dinge handelt. Eine Bedrohung ist etwas, das zu einem Risiko werden könnte, wenn der Mitarbeiter der Bedrohung ausgesetzt ist. Zum Beispiel sind einige Gebiete in Mexiko für die hohe Gefahr von Entführungen bekannt. Wenn jedoch kein Mitarbeiter diese Gebiete jemals besucht, besteht für das Unternehmen kein Risiko durch diese Gefahr.

Versicherung gegen Entführung und Lösegeld

„Entführung und Lösegeld“ ist eine besondere Art von Versicherung, die selten in der Reiseversicherung enthalten ist und separat abgeschlossen werden muss.

Eine Versicherung gegen Entführung und Lösegeld kann für große Organisationen, die in Ländern mit hohem Entführungsrisiko tätig sind, von entscheidender Bedeutung sein. Um gültig zu sein, muss die Entführungs- und Lösegeldversicherung vor den Mitarbeitern geheim gehalten werden, damit die Existenz der Police nicht zu Entführungen verleitet. Es ist auch wichtig zu wissen, dass in einigen Ländern Entführungs- und Lösegeldversicherungen nicht legal sind; daher ist es möglicherweise nicht möglich, eine solche Versicherung abzuschließen.

Anbieter von Bedrohungsdaten

Ein Anbieter von Bedrohungsdaten, auch „Risiko-Intelligence-Anbieter“ genannt, wird benötigt, um das Risiko beim Risikomanagement für Reisen zu verstehen.

Der Anbieter von Bedrohungsdaten erstellt regelmäßig aktualisierte Bewertungen der Bedrohungen in Ländern und Regionen. Die meisten Anbieter bieten auch einen 24/7-Echtzeit-Alarmdienst für zeitkritische Bedrohungen an. Einige dieser Anbieter sind in der Lage, die Risikoexposition des Unternehmens zu korrelieren und so das tatsächliche Risiko zu ermitteln, z. B. in Verbindung mit den Standorten der Einrichtungen, den Standorten der Mitarbeiter oder speziellen Arten von Tätigkeiten innerhalb des Unternehmens (z. B. maritime Aktivitäten). Der Threat Intelligence Provider kann als eigenständiger Anbieter oder in vielen Fällen als integrierter Service mit anderen Sicherheitsdiensten oder sogar integriert mit der TRM-Lösung erworben werden.

Der Anbieter von Bedrohungsdaten ist ein wichtiger Bestandteil der Risikobewertungen, die bestimmen, in welche Länder oder Gebiete Mitarbeiter reisen dürfen und welche Sicherheitsvorkehrungen vor der Abreise getroffen werden müssen. Der 24/7 Alarmdienst ist auch für die proaktive Unterstützung im Falle einer Bedrohung von entscheidender Bedeutung. Wenn ein Reisender sich in der Gegend aufhält oder eine Reise dorthin plant, ist es wichtig, dass er diese Echtzeitwarnungen erhält, damit er schnell handeln kann, um die Bedrohung zu mindern.

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Management

Das Management der Organisation spielt die wichtigste Rolle in einem TRM-Programm, denn ein TRM-Programm ist nur so erfolgreich wie das Engagement des Managements. Der ISO 31030 Rahmen stellt „Führung und Engagement“ in den Mittelpunkt des Rahmens, der mit allem anderen verbunden ist, da alle anderen Arbeiten und Ergebnisse von diesen beiden Faktoren abhängen.

Gescheiterte TRM-Implementierungen sind meist auf das mangelnde Engagement des Managements zurückzuführen. Eines der häufigsten Probleme in diesem Bereich ist, dass das Management beschließt, ein TRM-Programm einzuführen, ohne die erforderlichen Mittel oder Ressourcen bereitzustellen. Das bedeutet, dass TRM wie die meisten anderen Arten von Sicherheitsmaßnahmen als Kosten betrachtet werden, die keine Einnahmen generieren und die minimiert werden sollten, bis zu dem Tag, an dem etwas ernsthaft schiefgeht.

Man sollte die Rolle des Managements als die des internen Käufers sehen. Wenn der Käufer (d. h. das Management) nicht bereit ist, für gute Qualität zu zahlen, dann wird es auch nicht möglich sein, gute Qualität zu liefern. Wenn das TRM-Programm von schlechter Qualität ist, wird das Management seiner Sorgfaltspflicht nicht nachkommen, und das Unternehmen könnte finanziellen und rufschädigenden Schaden nehmen. Für solche Schäden ist letztlich die Geschäftsleitung verantwortlich, die nicht bereit ist, ihre Mitarbeiter angemessen zu schützen, um Kosten zu sparen.

Der Tipp ist, sich auf die Zustimmung des Managements zu konzentrieren, indem Sie erklären, dass ein qualitativ hochwertiges TRM-Programm erforderlich ist, um die Sorgfaltspflicht zu erfüllen, und dass TRM zum Aufbau eines solchen Programms ein eigenes finanzielles Budget und eine klar zugewiesene Ressourcenzeit erhalten muss.

Krisenteam

Wenn sich ein Zwischenfall ereignet, der reisende Mitarbeiter betrifft, müssen verschiedene Aufgaben intern innerhalb der Organisation verwaltet und koordiniert werden. Je nach Schwere des Vorfalls und der Anzahl der betroffenen Mitarbeiter werden unterschiedliche Prozesse eingeleitet. Wenn es sich um einen sehr schwerwiegenden Vorfall handelt, der viele Mitarbeiter betrifft, wird häufig der Krisenstab des Unternehmens eingeschaltet. Wenn der Vorfall nur einige wenige Mitarbeiter betrifft, was typischerweise bei TRM der Fall ist, dann übernimmt das TRM-Reaktions- oder Unterstützungsteam den Vorfall normalerweise ohne Beteiligung des Krisenteams.

Das Krisenteam kümmert sich um viel mehr als nur um reisebezogene Krisen, denn die Reisen der Mitarbeiter sind nur ein kleiner Aspekt der Krisenmanagementarbeit. Wenn sich jedoch eine größere Katastrophe im Ausland ereignet, kann der Krisenstab die Aufgabe haben, alle Mitarbeiter in dem betroffenen Gebiet zu lokalisieren, einschließlich der Reisenden, um zu prüfen, ob es ihnen gut geht. Das bedeutet, dass das Krisenteam manchmal eng mit dem TRM-Team zusammenarbeiten und die TRM-Lösung nutzen muss.

Kapitel 4 kommt bald!

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Gemeinsame Arbeitsaufgaben und Prozesse innerhalb von TRM

Bei der Implementierung und dem Betrieb einer TRM-Lösung müssen viele Arbeitsaufgaben und -prozesse eingerichtet werden.

Im Folgenden finden Sie einige der wichtigsten Aufgaben und Prozesse, die für eine ordnungsgemäße TRM-Lösung, die Ihrer Sorgfaltspflicht gerecht wird, eingerichtet werden müssen. Eine vollständige Liste finden Sie in der Norm ISO 31030.

Engagement und Kommunikation der Führungskräfte

Der Erfolg des TRM-Programms hängt vom Engagement der obersten Führungsebene ab. Die oberste Führungsebene sollte unmissverständlich klarstellen, dass alle Reisenden das TRM-Programm befolgen müssen. Der beste Weg, dies zu erreichen, ist eine unternehmensweite Richtlinie, die besagt, dass alle Reisenden dem TRM-Programm beitreten müssen und dass eine Verweigerung der Teilnahme dazu führen kann, dass Reisen verweigert werden.

Die oberste Führungsebene muss auch die notwendigen Mittel und Ressourcen für die Umsetzung und den Betrieb des TRM-Programms bereitstellen. Andernfalls wird sie lediglich zu einem Papierprodukt, auf dem die Einhaltung der Vorschriften abgestempelt wird. Da TRM aus Sicht des Managements oft nur als Kostenfaktor betrachtet wird, ist es ein häufiges Problem, dass ein TRM-Programm eingeführt wird, ohne neue Ressourcen hinzuzufügen.

Bei den erforderlichen zusätzlichen Ressourcen kann es sich um Budgetmittel für das Outsourcing an einen TRM-Anbieter oder um zusätzliche Mitarbeiter handeln, die die Arbeit intern erledigen (oder im besten Fall um eine Kombination aus beidem). Das Hinzufügen eines TRM-Programms ohne zusätzliche Ressourcen führt dazu, dass das TRM-Programm auf ein Minimum reduziert wird und oft mit einem schlecht funktionierenden TRM-Programm endet, das die Sorgfaltspflicht nicht erfüllt.

Rollout

Beim Einführungsprozess geht es darum, das TRM-Programm bei den Mitarbeitern zu etablieren. Die Mitarbeiter müssen wissen, welche Nummer sie im Notfall anrufen müssen, wo oder wie sie die Nummern von Versicherungspolicen finden, welches Reisemanagementunternehmen sie für die Buchung von Geschäftsreisen nutzen können, wie sie mobile Anwendungen installieren, E-Learning-Kurse belegen usw.

Der Einführungsprozess ist der Schlüssel zu einer guten Akzeptanzrate für ein TRM-Programm. Eine häufige Ursache für eine mangelhafte Einführung ist das mangelnde Engagement der obersten Führungsebene.

Der Einführungsprozess selbst ist Teil der Implementierungsphase im Rahmen der ISO 31030 und umfasst viele verschiedene Aufgaben, je nachdem, wie das TRM-Programm konzipiert wurde und welche Instrumente ausgewählt wurden. Ein typischer Rollout umfasst:

  • Informieren aller Mitarbeiter
  • Etablierung von Prozessen innerhalb und zwischen Reiseveranstaltern, Assistance-Anbietern, Krisenteams, Organisationsmanagement etc.
  • Installation von Tools, wie mobile Anwendungen, Integration der TRM- Plattform usw.
  • Ausbildung der Mitarbeiter

Ein schlecht durchgeführter Einführungsprozess ist oft der Grund dafür, dass ein TRM-Programm schlecht umgesetzt wird.

Vor der Reise

Für eine umfassende Lösung sind die Prozesse vor der Reise die effektivsten Prozesse, die in einem hochwertigen TRM-Programm implementiert werden müssen. Die Reisevorbereitung umfasst je nach TRM-Programm viele verschiedene Prozesse, aber die üblichen Prozesse sind:

  • Genehmigung vor Reiseantritt
  • Buchungsvorgänge über ausgewiesene Reisemanagementunternehmen
  • Bildung und E-Learning-Prozesse
  • Hochriskante Buchungsprozesse

Diese Prozesse werden in einem früheren Abschnitt unter „Prozesse vor der Reise“ im Detail erläutert.

Hilfe

Wenn Sie einen externen Anbieter von Notfallhilfe nutzen, was häufig der Fall ist, sind die Hilfeleistungsprozesse eng mit den internen Prozessen dieses Anbieters verbunden. Es müssen Prozesse für eine effiziente Interaktion zwischen dem Notfalldienstleister, Ihrer eigenen Organisation und anderen Unterlieferanten eingerichtet werden.

Dazu können die folgenden Prozesse gehören:

 

Lesen Sie mehr über die Hilfsprozesse.

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Häufige Irrtümer und Missverständnisse

Der Irrtum, dass eine Reiseversicherung ausreicht

Es ist ein weitverbreiteter Irrglaube, dass es ausreicht, nur eine Reiseversicherung abzuschließen oder eine bestehende Versicherung zu nutzen, die berufsbedingte Reisen einschließt, und dem Mitarbeiter die Einzelheiten der Versicherungspolice mitzuteilen. Wenn das Unternehmen nur eine Standard- Arbeitsreiseversicherung anbietet und sonst nichts, dann wird es Ihrer Sorgfaltspflicht nicht gerecht und das Unternehmen ist rechtlichen und finanziellen Risiken ausgesetzt.

Der Hauptgrund, warum eine standardmäßige arbeitsbezogene Reiseversicherung nicht ausreicht, ist, dass die Versicherungen Beschränkungen in Bezug auf den Versicherungsschutz haben und Mitarbeiter und Organisationen keinen Versicherungsschutz oder Hilfsprozesse für Ereignisse außerhalb dieser Beschränkungen haben. Risiken, denen beruflich Reisende häufig ausgesetzt sind, sind in der Regel von der Versicherung ausgeschlossen (z. B. Vorerkrankungen, Evakuierungen aufgrund von Sicherheits- und Gesundheitsbedrohungen, Entführungen, persönliche Bedrohungen, Angriffe auf die Cybersicherheit, Naturkatastrophen usw.).

Der Schwerpunkt der Reiseversicherung liegt auf der Deckung von medizinischen Notfällen, gefolgt von Reisestörungen, einer der häufigsten Arten von Zwischenfällen bei berufsbedingten Reisen. Außerdem deckt die Reiseversicherung den Arbeitnehmer in der Regel nur während der Arbeit ab. Das hat zur Folge, dass ein Angestellter, der die von der Versicherung angebotene Notfallhilfe für in der Versicherungspolice ausgeschlossene Ereignisse in Anspruch nimmt, möglicherweise überhaupt keine Hilfe erhält, und wenn er doch Hilfe erhält, muss die Organisation oder der Angestellte letztlich die Kosten tragen.

Nach der großen Nuklearkatastrophe von Fukushima in Japan, der zweitgrößten Nuklearkatastrophe in der Geschichte der Menschheit, hatten viele Geschäftsreisende Angst vor dem Strahlungsrisiko und wollten Japan so schnell wie möglich verlassen, indem sie kostbare Flugtickets buchten. Als die Reisenden wieder zu Hause waren, stellten viele Unternehmen und Mitarbeiter überrascht fest, dass ihre Versicherung die Evakuierungskosten nicht abdeckte. Wenn sie überhaupt etwas abdeckten, dann nur die Evakuierungsreise nach Hause, wenn ein Reisender an einer Strahlenvergiftung erkrankt war, und nicht das mögliche Risiko einer Strahlenvergiftung.

Der Vorfall in Fukushima ist ein extremes Beispiel dafür, dass eine Reiseversicherung nicht ausreicht und wie chaotisch ein Vorfall werden kann, wenn die Organisation kein angemessenes TRM-Programm eingerichtet hat.

Das Missverständnis, dass die Standortbestimmung von Mobiltelefonen in die Privatsphäre eingreift

Es ist ein weitverbreitetes Missverständnis, dass die Standortbestimmung von Mobiltelefonen für eine TRM-Lösung in die Privatsphäre eingreifen muss. Es gibt Lösungen, um die Privatsphäre der Mitarbeiter zu schützen und so ihr Vertrauen zu gewinnen. Dies geschieht, indem der Zugriff des Unternehmens auf die Standortdaten eingeschränkt wird, um jede Art von Missbrauch zu verhindern.

Mitarbeiter akzeptieren in der Regel, dass das Unternehmen die Details ihrer Flug-, Zug- oder Hotelbuchung kennt, sind aber oft zurückhaltender, wenn es darum geht, den Standort ihres Mobiltelefons preiszugeben. Eine verständliche Befürchtung, denn die Echtzeit-Ortung von Mobiltelefonen kann vom Unternehmen dazu missbraucht werden, den Mitarbeiter auszuspionieren. Daher ist es wichtig, die Lösungen zur Handyortung um Datenschutzmechanismen zu ergänzen, um die Privatsphäre des Mitarbeiters zu schützen.

TRM-Plattformen enthalten heute verschiedene Arten von Datenschutzfiltern zum Schutz der Privatsphäre der Mitarbeiter. Einige Beispiele sind:

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Häufige Probleme

Kultur

Die Kultur im Unternehmen und starke persönliche Meinungen sind häufige Hindernisse für ein TRM-Programm. Im Folgenden finden Sie einige der häufigsten kulturellen Probleme.

Forscher-Mentalität

Viele beruflich bedingte Reisende sind erfahrene Reisende, die seit vielen Jahren unterwegs sind und ohne ein TRM-Programm risikoreichen Situationen ausgesetzt waren. Diese Reisenden sehen sich selbst als wagemutige Entdecker, die an Risiken gewöhnt sind, die Risiken akzeptieren und die in der Vergangenheit alles selbst in die Hand genommen haben. Diese erfahrenen Reisenden könnten das Gefühl haben, dass die Teilnahme am TRM-Programm wie ein Babysitter ist und für sie aufgrund ihrer Erfahrung unnötig ist.

Buchungen außerhalb der Reiserichtlinie

Eine entscheidende Funktion eines guten TRM-Programms ist, dass die TRM-Lösung so viele arbeitsbezogene Reisen wie möglich innerhalb des Unternehmens abdeckt. Dies wird vor allem durch die Inanspruchnahme ausgewiesener Reisemanagementunternehmen erreicht.

Doch auch wenn eine solche Buchungspolitik festgelegt ist, halten sich viele nicht daran und buchen auf anderem Wege. Häufige Gründe sind, dass Sie online ein günstigeres Ticket gefunden haben, dass Sie spontan gebucht haben, dass der Reisende eine bestimmte Fluggesellschaft auswählen möchte, um Treuepunkte zu erhalten, dass das Reisemanagement nicht in der Lage ist, die Buchung vorzunehmen, dass das Reisemanagementunternehmen langsam ist oder keinen 24/7-Service anbietet oder dass der Mitarbeiter einfach nicht über die Richtlinien informiert ist.

Was auch immer der Grund sein mag, die Buchung außerhalb der Reiserichtlinie ist ein großes Problem. Die gängigsten Lösungen für externe Policenbuchungen sind:

  • Fügen Sie eine Lösung für die mobile Ortung hinzu, sodass der Mitarbeiter auch dann noch über sein Mobiltelefon geortet werden kann, wenn er außerhalb des vorgesehenen Travel Management Unternehmens bucht.
  • Lassen Sie das TRM-System Buchungsbestätigungs-E-Mails lesen. Der Mitarbeiter kann eine Kopie der Buchungsbestätigungs-E-Mail an eine bestimmte E-Mail-Adresse weiterleiten. Das TRM-System sieht dann automatisch den Buchungstext durch und fügt die Buchung in das TRM-System ein, als ob sie von dem vorgesehenen Reiseveranstalter gebucht worden wäre. Es ist auch möglich, eine automatische Filterung aller eingehenden E-Mails einzurichten. Wenn also eine E-Mail von einem Online-Buchungsbüro stammt, fügt das TRM-System sie automatisch seiner Reisebuchungsdatenbank hinzu.

Technisch

Die häufigsten technischen Probleme bei TRM-Lösungen sind:

  • Schlechte Reisebuchungsdaten
  • Standortbestimmung des Mobiltelefons funktioniert nicht
  • Falsche oder fehlende Daten zu den Mitarbeitern, wie Name, Telefonnummer, E-Mail etc.

Die International Air Transport Association (IATA) 13 bietet einen Standard namens IATA Resolutions and Recommended Practices Directory. 14 Die Standardresolution 830d, die für alle IATA-Mitglieder verbindlich ist, beschreibt die Anforderungen an die Eingabe von PNR-Daten. Wenn es Probleme mit fehlerhaften Reisebuchungsdaten gibt, liegt das meist daran, dass das Reisemanagementunternehmen bei der Eingabe der Buchung gegen die IATA-Resolution 830d verstößt.

Schlechte Reisebuchungsdaten

Fehlerhafte Reisebuchungsdaten sind ein häufiges Problem, das durch die zugrunde liegenden Computersysteme verursacht wird. Oft handelt es sich um sehr alte Systeme, und es gibt kaum automatisierte Datenüberprüfungen dessen, was in das System eingegeben wird.

Die Buchungsdaten sind daher in der Regel von geringer Qualität und hängen davon ab, wie akribisch der Buchungsbeauftragte des Reiseveranstalters die Buchungsdaten eingibt.

Buchungssysteme können beispielsweise über Freitextfelder ohne angemessene Datenüberprüfung verfügen, in denen es möglich ist, Namen, E-Mails und Telefonnummern zu vermischen, ohne dass die eingegebenen Daten überprüft oder verifiziert werden.

Gruppenbuchungen sind ein weiteres Problem, für das das zugrunde liegende Buchungssystem nicht richtig ausgelegt ist.

Standortbestimmung des Mobiltelefons funktioniert nicht

Die Ortung von Mobiltelefonen mag einfach klingen, aber sie funktioniert oft nicht, weil sie technisch sehr komplex ist. Der Grund dafür ist, dass die mobile Standortverfolgung im Hintergrund des Telefonsystems abläuft. Das bedeutet, dass der Mitarbeiter die mobile Anwendung nicht jedes Mal manuell öffnen muss, wenn ein TRM-System eine Aktualisierung des mobilen Standorts benötigt.

Die Hintergrundfunktionalität stellt eine lange Reihe von technischen Herausforderungen dar, da die Hersteller mobiler Betriebssysteme (Apple für iPhones und Google für Android-Telefone) viele Möglichkeiten zur Blockierung oder Reduzierung der Hintergrundfunktionalität implementiert haben. Die Hauptgründe sind die Schonung der Akkulaufzeit, die ein wichtiger Verkaufsfaktor ist, sowie die Verringerung von Cybersicherheitsrisiken und Risiken für den Datenschutz.

Um es noch komplizierter zu machen, entwickeln viele große Handyhersteller ihre eigenen Versionen des Android-Betriebssystems und nehmen oft Änderungen an den Hintergrund- und Ortungsfunktionen vor.

Legal

Mit dem Aufkommen neuer Datenschutzgesetze wie der DSGVO in der EU ist der rechtliche Aufwand für die Implementierung eines TRM-Programms erheblich gestiegen.

Es ist wichtig zu beachten, dass alle bestehenden und neuen Gesetze zum Datenschutz und zur Privatsphäre eine umfassende Implementierung einer TRM-Lösung mit allem Drum und Dran immer noch zulassen. Das Problem besteht darin, den gesamten rechtlichen Papierkram in Ordnung zu bringen und eine TRM-Lösung zu implementieren, die rechtskonform ist und mit dem rechtlichen Papierkram übereinstimmt.

Die häufigsten rechtlichen Fragen sind:

  • Grenzüberschreitende Übermittlung von personenbezogenen Daten. Die Datenschutzgesetze der EU, Russlands und Chinas zum Beispiel legen strenge Anforderungen fest, ob und wie personenbezogene Daten außerhalb eines Landes oder einer Region übertragen werden dürfen. Dies erfordert sowohl eine technische Lösung zur Erfüllung dieser Anforderungen als auch rechtliche Vereinbarungen zwischen dem Unternehmen und dem Anbieter der technischen Lösung. 
  • Wer besitzt und kontrolliert die persönlichen Daten? Es ist wichtig festzustellen, wer der für die personenbezogenen Daten Verantwortliche ist oder Ähnliches, je nach lokalem Recht. Sobald dies feststeht, müssen Vereinbarungen mit den Lieferanten der TRM-Lösung getroffen werden, die beschreiben, wer die Kontrolle über die Mitarbeiterdaten hat. Dies ist nicht nur eine gesetzliche Forderung in vielen Ländern, sondern es ist auch wichtig, eine klare rechtliche Verantwortung im Falle einer Datenverletzung zu haben und die Sekundärnutzung der Daten einzuschränken.
  • Cyber-Sicherheit. Die Bedrohung der Cybersicherheit nimmt täglich zu, und persönliche Daten wie der Standort von Mitarbeitern, medizinische Daten, Reisepläne usw. stellen bei einem Datenleck in der Cybersicherheit ein hohes Risiko dar. Mit den technischen Anbietern müssen angemessene rechtliche Dokumente erstellt werden, die sicherstellen, dass für alle Systeme, die personenbezogene Daten erfassen und speichern, angemessene Datenschutzmaßnahmen getroffen werden.

Es kommt häufig vor, dass ein Unternehmen bei der Einführung eines TRM-Programms versäumt, seine Datenschutzrichtlinien für Mitarbeiter zu aktualisieren. Ein TRM-Programm sammelt oft persönliche Daten von Mitarbeitern, die sonst nicht erfasst werden, wie die nächsten Angehörigen, den Standort des Mobiltelefons und den Gesundheitszustand. Die Datenschutzrichtlinie für Mitarbeiter muss aktualisiert werden, um alle vom TRM-Programm erfassten persönlichen Daten zu berücksichtigen.

Kapitel 5 kommt bald!

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Technische Tools, Lösungen und die Zukunft von TRM

Bei der Einführung einer TRM-Lösung gibt es viele Prozesse, die reibungslos funktionieren müssen.

Wie bei allen Arten von Prozessen in modernen Unternehmen gibt es viele technische Tools und Lösungen zur Unterstützung dieser Prozesse. Im Folgenden finden Sie eine Liste der gebräuchlichsten, um die Prozesse zu verwalten und zu unterstützen, die für eine TRM-Implementierung erforderlich sind, mit der Sie Ihre Sorgfaltspflicht erfüllen, wie ein TRM-Programm gemäß ISO 31030.

Reise-Tracker

Ein beliebtes technisches Hilfsmittel ist ein Travel Tracker, der Reisebuchungen sammelt. Dabei handelt es sich in der Regel um ein System, das mit dem Reisemanagementunternehmen integriert ist und automatisch Kopien aller Flug-, Hotel-, Zug-, Schiffs- und Taxibuchungen erhält. Der Travel Tracker ermöglicht es den für die Verwaltung eines Vorfalls verantwortlichen Personen, Buchungen auf der Grundlage von geografischen Gebieten oder Personen zu suchen.

Der wertvollste Output eines Travel Trackers ist die Möglichkeit, zukünftige Reisebuchungen zu sehen, um das Risiko für Mitarbeiter, die eine Reise in ein Gebiet oder auf dem Weg dorthin planen, zu kontrollieren.

Die größte Einschränkung von Travel Trackern ist, dass sie nur die gebuchten Orte anzeigen und nicht, wo sich die Mitarbeiter gerade aufhalten. So kann der Tracker beispielsweise anzeigen, wo ein Mitarbeiter vor einigen Tagen gelandet ist und wo er zu übernachten gedenkt. Der Mitarbeiter könnte sich jedoch in einer völlig anderen Stadt oder sogar in einem anderen Land befinden, als der Tracker anzeigt. Daher müssen Travel Tracker durch andere technische Hilfsmittel und Lösungen, wie Handyortungsgeräte, ergänzt werden.

Handy-Ortung

Ein Handy-Ortungsgerät liefert den Echtzeit-Standort des Mobiltelefons des Mitarbeiters. Im Vergleich zu Reise-Trackern liefern Handy-Ortungsgeräte aktuelle und oft auch detailliertere Standortinformationen. Der Handy-Locator löst das Problem der Reise-Tracker und füllt die Lücke in den Reisebuchungsinformationen, z. B., wo ein Geschäftstreffen stattfindet oder wenn ein Mitarbeiter/ eine Mitarbeiterin aufgrund von Reisestörungen oder Änderungen der Reisepläne unterwegs von der geplanten Buchung abweicht.

Um die Privatsphäre der Mitarbeiter zu schützen, gibt es mehrere technische Lösungen, wie die Filterung der Privatsphäre oder die Verschleierung durch die Beschränkung der Standortverfolgung auf Raster statt auf genaue Positionen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Standortinformationen nicht vom Arbeitgeber zum Ausspionieren des Mitarbeiters missbraucht werden können. Einige Unternehmen erlauben nur einem externen Assistancedienstleister den Zugriff auf die mobilen Standortdaten und blockieren so einen möglichen Missbrauch durch den Arbeitgeber.

Massenkommunikation

Bei einem Zwischenfall können viele Menschen betroffen sein, und es wäre zu langsam, mit jeder einzelnen Person manuell zu kommunizieren. Daher ist ein Massenkommunikationsmittel erforderlich, um mit allen Mitarbeitern  und nicht nur mit Reisenden in dem betroffenen Gebiet kommunizieren zu können.

Diese Funktion ähnelt der Massenkommunikationsfunktion, die häufig in Tools für Business Continuity und Krisenmanagement zu finden ist, und häufig gibt es Überschneidungen zwischen diesen Systemen. Solange das Tool für das Geschäftskontinuitäts- und Krisenmanagement jedoch keine TRM-Funktionalität enthält, fehlen ihm die für eine funktionierende Massenkommunikation im TRM-Kontext erforderlichen Travel-Tracker-Informationen. Das ist der Hauptgrund für die Überschneidungen, die oft zwischen den Systemen bestehen.

Integrierte TRM-Plattform

In der Vergangenheit waren die oben aufgeführten technischen Tools separate, eigenständige Plattformen. Da die Technologie ausgereift ist, sind die gängigsten Lösungen für neue Installationen heute integrierte Plattformen für das Management von Reiserisiken mit einigen oder allen der oben beschriebenen Tools in einer Plattform. Mehrere dieser TRM-Plattformen verfügen auch über APIs zur Integration mit anderen technischen Systemen, wie Identitätsplattformen zur Verwaltung von Anmeldedaten oder HR-Plattformen für persönliche Daten von Mitarbeitern.

Verwandte Programme, Funktionen und Systeme

Krisenmanagement

Das Krisenmanagement wird aktiviert, wenn ein größerer Vorfall eintritt, der viele Mitarbeiter betrifft oder das Unternehmen in einer Weise schwer beeinträchtigt.

Je nach Art der Krise kommt manchmal TRM ins Spiel und ist Teil des Krisenmanagements. Wenn sich zum Beispiel eine größere Katastrophe in einer Einrichtung ereignet, spielt TRM eine entscheidende Rolle bei der Lokalisierung von Reisenden, die zu diesem Zeitpunkt die Einrichtung besuchten. TRM kann bei bestimmten Arten von TRM-Vorfällen, wie Entführungen oder reisebezogenen Vorfällen, die das öffentliche Interesse erregen und die Öffentlichkeitsarbeit der Organisation beeinträchtigen, auch das Krisenmanagement in Anspruch nehmen.

Instrumente der Massenkommunikation

Dies ist eine Schlüsselkomponente einer TRM-Lösung, denn wenn viele Reisende gleichzeitig betroffen sind, ist ein Massenkommunikationssystem erforderlich, da es zu lange dauern würde, jeden Reisenden einzeln zu erreichen.

Daher ist es üblich, dass TRM-Systeme ein Massenkommunikationsmittel enthalten oder in ein solches integriert sind, dass sowohl für Reisen als auch für Nicht-Reisen verwendet werden kann. Das Krisenmanagement verwendet ähnliche Instrumente der Massenkommunikation, und es kann wertvoll sein, wenn dasselbe Instrument für Krisenmanagement und TRM verwendet wird.

Management der Geschäftskontinuität

Einige Organisationen, wie Gartner, ordnen TRM als Teil eines Business Continuity Management-Programms ein, obwohl es in den meisten Fällen getrennt von Business Continuity konzipiert, implementiert und betrieben wird. Allerdings gibt es hier eine offensichtliche Überschneidung, da das Topmanagement in der Regel häufig reist und jede Art von Risiko, welch das Topmanagement daran hindern könnte, normal zu arbeiten, als Teil des Business Continuity-Programms betrachtet werden kann.

Auch bei der Cybersicherheit, die heute ein Hauptthema im Bereich Business Continuity ist, stehen reise bedingte Cybersicherheitsrisiken auf der Tagesordnung (z. B. die Frage, wie Geräte und Internetverbindungen während arbeitsbedingter Reisen gesichert werden können). Ein gutes Business Continuity-Programm sollte Schulungen zur Cybersicherheit für Reisende beinhalten und die Reiserichtlinien um Anforderungen zur Cybersicherheit ergänzen.

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Ein Tutorial zum Reiserisikomanagement.

Menschen Mobilität

Mit der zunehmenden Zahl von Fernarbeitern nimmt die Mobilität der Mitarbeiter zu und wird manchmal auch als „Mobilität der Menschen“ bezeichnet.

In dem Maße, wie die Mobilität der Mitarbeiter und der Trend zur Heimarbeit zunehmen, verschwimmen die Grenzen zwischen berufsbedingten Reisen und der Mobilität von Menschen. Wenn zum Beispiel ein Tornado Florida in den USA trifft, könnte ein Unternehmen sowohl einen Geschäftsreisenden in dem Gebiet haben als auch einen Mitarbeiter, der aus der Ferne in demselben Gebiet arbeitet. Sollte der Arbeitgeber beiden Arbeitnehmern helfen oder nur demjenigen, der den Auftrag erhalten hat, in das Gebiet zu reisen? Wie genau sieht die Verantwortung des Arbeitgebers für den Arbeitnehmer aus, der selbst entschieden hat, von diesem Gebiet aus zu arbeiten?

Personenmobilität und TRM überschneiden sich also und viele der Instrumente zur Abschwächung der Risiken der Personenmobilität sind dieselben wie die Instrumente des TRM. In einer perfekten Welt sollte TRM daher als Teil aller Risiken für alle Mitarbeiter angesehen werden und nicht als eigenständige Komponente für Reisen allein.

Die Zukunft des Risikomanagements bei Reisen

Der Mobilitätstrend, der durch die Covid-19-Pandemie einen echten Schub erhalten hat, verwischt die Grenzen zwischen berufsbedingten Reisen und der Arbeit von einem entfernten Ort aus. Dadurch wird der Teil „Reisen“ des Risikomanagements für Reisen überflüssig, und andere Arten des Risikomanagements für Unternehmen müssen um den Aspekt „Reisen“ erweitert werden, da viele Mitarbeiter tatsächlich auf Reisen sind, wenn sie aus der Ferne arbeiten.

Man könnte sagen, dass das Management von Reiserisiken mit dem organisatorischen Risikomanagement zu einem neuen Bereich namens „People Risk Management“ zusammengelegt werden muss. Die Zukunft des TRM liegt also darin, die Risiken durch die Menschen zu untersuchen, wo immer sie sich befinden. Risikomanagement für Menschen.

Eine weitere Vorhersage ist, dass wir ein Wachstum der technischen Unterstützungssysteme mit mehr Automatisierung und mehr Integration in andere IT-Systeme erleben werden.

Unabhängig davon, wie sich das Management von Reiserisiken im Laufe der Zeit entwickelt, ist ein Trend kristallklar: Die Welt wird jeden Tag globaler, und sie ist alles andere als sicher. Das bedeutet, dass der Bedarf an Risikomanagement für Reisen weiter steigen wird, in welcher Form auch immer, oder wie auch immer es in Zukunft genannt werden wird.

Zusammenfassung der Checkliste für die Erfüllung Ihrer Sorgfaltspflicht

TRM ist ein weites Feld, und wenn Sie sicherstellen wollen, dass Sie alles für die Einhaltung Ihrer Sorgfaltspflicht abdecken, bietet die Norm ISO 31030 eine umfangreiche Liste. Die Implementierung eines TRM-Programms gemäß ISO 31030 ist jedoch eine gewaltige Aufgabe, und die Norm bietet nur wenige Anhaltspunkte dafür, was zu priorisieren ist.

Nachfolgend finden Sie meine persönliche Checkliste mit den wichtigsten Punkten, die Sie beachten sollten, um auf dem Weg zur Erfüllung der Sorgfaltspflicht des Unternehmens große Fortschritte zu machen. Wenn Sie sich an einen Anbieter von TRM-Lösungen wenden, wird dieser Ihnen bei mehreren dieser Punkte behilflich sein können.

  • Holen Sie sich die Zusage des Managements, ein TRM-Programm mit Budget und Ressourcenzuweisung zu implementieren.
  • Vergewissern Sie sich, dass Sie über eine gute Reiseversicherung verfügen, die alle merkwürdigen Situationen abdeckt, die bei berufsbedingten Reisen auftreten können.
  • Schließen Sie einen Vertrag mit einem Anbieter von Notfallhilfe ab, der sowohl medizinische als auch sicherheitsrelevante Vorfälle weltweit bewältigen kann. Die Mitarbeiter sollten eine Telefonnummer haben, die sie unabhängig von der Art des Notfalls 24/7 anrufen können.
  • Erstellen Sie eine Reiserichtlinie.
  • Bestimmen Sie ein Reisemanagementunternehmen, das alle Mitarbeiter nutzen müssen.
  • Richten Sie ein technisches System zum Auffinden von Mitarbeitern ein, z. B. einen Reise-Tracker, einen Handy-Ortungsdienst oder Ähnliches.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg auf Ihrem Weg, Ihre Fürsorgepflicht für alle Menschen in Ihrem Unternehmen zu schaffen oder zu verbessern. 

Andreas Rodman, Mitbegründer, Safeture 

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